【Word&Excel】差し込み文書でIF文を使う(条件分岐)

今回は、差し込み文書において、ある条件のときは、〇〇という処理をして、その他の条件のときは、××の処理をしたいときについてです。

このようなときは、IF文というものを使います。ご存知の方は、Excelやプログラミング言語でおなじみのやつですね。

差し込み文書においても、IF文が使えます。ということで、今回は差し込み文書における条件分岐の使い方についてみていきたいと思います。

差し込み文書におけるIF文(条件分岐)

それでは、差し込み文書でIF文を使ってみましょう。

ツールバー「差し込み文書」→「ルール」を選択します。(図1)

図1

次に、「If…Then…Else(If文)」をクリックします。(図2)

図2

Wordフィールドの挿入という画面が出てくると思います。(図3)

ここで、IF文の条件を指定していきます。

図3:Wordフィールドの挿入:IF

それでは、例を挙げてみていきましょう。

差し込みをするデータは次のExcelファイルのデータとします。

図4:Excelのデータ

差し込みを行うWordファイルは次のとおりとします。

«名前»さん(«年齢»才)
あなたの社員番号は«社員番号»です。
あなたの役職は〇〇〇。

ここで、「あなたの役職は〇〇〇」の部分について、いちろうさんのみ「あなたの役職は専務です。」と表示して、その他の方は「あなたの役職はありません。」と表示したいとします。

ここで、IF文を使います。

ツールバーの「差し込み文書」→「ルール」から図3のWordフィールドの挿入:IFの画面を表示します。

今回、いちろうさんのみ「あなたの役職は専務です。」と表示したいので、フィールド名は「名前」、比較は「=」、比較対象は「いちろう」とします。

挿入する文字列の部分は、上記の条件が真(正しい)ときに表示する内容になります。よって、今回は、「あなたの役職は専務です。」と表示したいので、「あなたの役職は専務です。」と入力します。

それ以外の場合に挿入する文字列の部分は、上記の条件が偽(正しくないとき)に表示される内容になります。今回は、「あなたの役職はありません。」と表示したいので、「あなたの役職はありません。」と入力します。

以上が入力できれば、あとはOKボタンを押します。

Wordの文章を見てみましょう。

いちろうさんのレコードのみ、「あなたの役職は専務です。」と表示されているはずです。これで完成です。

最後に

今回は差し込み文書におけるIF文(条件分岐)について、見ていきました。

ちなみに・・・、Wordの画面でAlt+F9を押してみましょう。文章の内容が図5のように少し変化すると思います。(もう一度、Alt+F9で元の状態に戻ります。)

図5:Alt+F9を押しすと・・・

図5の状態差し込み文書のコードになります。このコードはフィールドコードと呼ばれます。

よく見ると先ほど入力をした、IFという記述がありますね。これがIF文のコードになります。

今回は、差し込み文書のルールという部分からIF文を入力していきましたが、もちろんフィールドコードを直接記載しても大丈夫です。(ただし、「{」、「}」マークはCrtl+F9で入力する必要があります。)コードを直接記述することで、IF文の中にIF文を入れて、AかつBのときC、AまたはBのときCといったような複数条件を記載することができます。差し込み文書における複数条件の記載方法はどこかで記事を書けたらいいなと思います。

スポンサーリンク

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする