【Word&Excel】差し込み文書の使い方

差し込み文書は、Excel等のデータをWordの文章の一部に差し込む機能のことで、非常に便利な機能です。

例えば、Wordで次のような文章があるとします。

「○○さんの社員番号は××です。」

このような文章を社員全員に配布したいとします。しかし、名前や社員番号は一人ひとり異なるので、人数分だけ名前と社員番号を変更して印刷しなければいけません。これは大変です。

そんなときに活躍するのが差し込み文書です。Excel等にある名前と社員番号のデータがWordファイルの〇〇と××の部分に差し込みされるので、差し込み文書という名前になっています。

差し込み文書の使い方

① 必用なものを準備する

はじめに、次の2つを作成しておきましょう。

  • Wordの文章
  • Excelなどの差し込みをするデータ(Acceessで作成したテーブル等も使えますが今回はExcelのデータとします。)

Wordの文章

Wordの文章は下記のとおりとします。(●●や○○のところに、Excelのデータを差し込みます。)

●●さん(〇〇才)
あなたの社員番号は△△です。

Excelなどの差し込みをするデータ

今回使うデータは次のExcelのデータとします。(図1)

※このとき、ExcelのA1の部分から表を作ってください。

図1:Excelのデータ

② Wordから差し込むデータファイル(宛先)を登録する

Wordのツールバー「差し込み文書」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」を選択します。

ファイルの場所を聞かれるので、差し込みたいデータのあるExcelファイルを選択します。

図2のデータファイル形式の確認という画面がでるので、OLE DB データベースファイルを選択し、OKをクリックします。

図2:データファイル形式の確認画面

次に、Excelファイルのどのシートを使うか(どのテーブルを使用するか)を聞かれるので、目的のデータのあるものを選択して、OKを押します。

今回の例では、Sheet1にデータを入力したので、Sheet1を選択します。また、先頭行をタイトルとして使用する(Excelの一行目は社員番号、名前などのタイトルになっているため)ので、左下のチェックボックスにチェックを入れます。

図3:テーブルの選択画面

③ 差し込みフィールドを挿入する

差し込みフィールドとは、

●●さん(〇〇才)
あなたの社員番号は△△です。

という文章の〇〇、●●、△△にあたる部分のことです。

ツールバーの「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、②の作業で読み込んだExcelのタイトル行の一覧が表示されます。

今回の例ですと、社員番号、名前、性別、年齢が表示されると思います。これらをWordの文章に差し込んでいきましょう。

はじめに●●の部分は名前を入れたいので、名前の差し込みフィールドを入れましょう。ツールバーの「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」から「名前」を選択してみましょう。

すると、<<名前>>という差し込みフィールドが挿入されるはずです。

<< 名前>>さん(〇〇才)

あなたの社員番号は△△です。

上記のようになると思います。

年齢と社員番号のところも同様に差し込みフィールドを挿入してみましょう。

<< 名前>>さん(<<年齢>>才)
あなたの社員番号は<<社員番号>>です。

上記のようになれば完成です。

④ 結果のプレビューでプレビューしてみる

差し込みフィールドが挿入できたら、ただしく表示されているかプレビューしてみましょう。

ツールバーの「差し込み文書」→「結果のプレビュー」で結果がどうなっているか確認できます。

図4:結果のプレビュー

図4の赤枠の部分の結果のプレビューを押します。

すると、差し込みフィールドの部分の表示がExcelにあるデータに代わります。また、結果のプレビューの横にある三角のボタン▶を押すと、次のレコード(Excelにあるデータの次の行)や前のレコードに移ります。実際に押してみて、差し込みフィールドの表示が変わるか確認してみてください。

⑤ 印刷をする

ツールバーの「差し込み文書」→「完了と差し込み」をクリックします。

図5:印刷画面

次のような画面が出てきます。

すべてを選択すると、Excel等のデータをすべて差し込んで印刷します。

現在のレコードを選択すると、現在画面に出ているものを印刷します。

最初のレコードと最後のレコードを選択すると、選択した範囲を印刷します。

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