差し込み文書は、Excel等のデータをWordの文章の一部に差し込む機能のことで、非常に便利な機能です。
例えば、Wordで次のような文章があるとします。
「○○さんの社員番号は××です。」
このような文章を社員全員に配布したいとします。しかし、名前や社員番号は一人ひとり異なるので、人数分だけ名前と社員番号を変更して印刷しなければいけません。これは大変です。
そんなときに活躍するのが差し込み文書です。Excel等にある名前と社員番号のデータがWordファイルの〇〇と××の部分に差し込みされるので、差し込み文書という名前になっています。
目次
差し込み文書の使い方
① 必用なものを準備する
はじめに、次の2つを作成しておきましょう。
- Wordの文章
- Excelなどの差し込みをするデータ（Acceessで作成したテーブル等も使えますが今回はExcelのデータとします。）
Wordの文章
Wordの文章は下記のとおりとします。（●●や○○のところに、Excelのデータを差し込みます。）
あなたの社員番号は△△です。
Excelなどの差し込みをするデータ
今回使うデータは次のExcelのデータとします。（図１）
※このとき、ExcelのA1の部分から表を作ってください。
図１：Excelのデータ
② Wordから差し込むデータファイル（宛先）を登録する
Wordのツールバー「差し込み文書」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」を選択します。
ファイルの場所を聞かれるので、差し込みたいデータのあるExcelファイルを選択します。
図２のデータファイル形式の確認という画面がでるので、OLE DB データベースファイルを選択し、OKをクリックします。
図２：データファイル形式の確認画面
次に、Excelファイルのどのシートを使うか（どのテーブルを使用するか）を聞かれるので、目的のデータのあるものを選択して、OKを押します。
今回の例では、Sheet1にデータを入力したので、Sheet1を選択します。また、先頭行をタイトルとして使用する（Excelの一行目は社員番号、名前などのタイトルになっているため）ので、左下のチェックボックスにチェックを入れます。
図３：テーブルの選択画面
③ 差し込みフィールドを挿入する
差し込みフィールドとは、
あなたの社員番号は△△です。
という文章の〇〇、●●、△△にあたる部分のことです。
ツールバーの「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、②の作業で読み込んだExcelのタイトル行の一覧が表示されます。
今回の例ですと、社員番号、名前、性別、年齢が表示されると思います。これらをWordの文章に差し込んでいきましょう。
はじめに●●の部分は名前を入れたいので、名前の差し込みフィールドを入れましょう。ツールバーの「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」から「名前」を選択してみましょう。
すると、<<名前>>という差し込みフィールドが挿入されるはずです。
<< 名前>>さん（〇〇才）
あなたの社員番号は△△です。
上記のようになると思います。
年齢と社員番号のところも同様に差し込みフィールドを挿入してみましょう。
あなたの社員番号は<<社員番号>>です。
上記のようになれば完成です。
④ 結果のプレビューでプレビューしてみる
差し込みフィールドが挿入できたら、ただしく表示されているかプレビューしてみましょう。
ツールバーの「差し込み文書」→「結果のプレビュー」で結果がどうなっているか確認できます。
図４：結果のプレビュー
図４の赤枠の部分の結果のプレビューを押します。
すると、差し込みフィールドの部分の表示がExcelにあるデータに代わります。また、結果のプレビューの横にある三角のボタン▶を押すと、次のレコード（Excelにあるデータの次の行）や前のレコードに移ります。実際に押してみて、差し込みフィールドの表示が変わるか確認してみてください。
⑤ 印刷をする
ツールバーの「差し込み文書」→「完了と差し込み」をクリックします。
図５：印刷画面
次のような画面が出てきます。
すべてを選択すると、Excel等のデータをすべて差し込んで印刷します。
現在のレコードを選択すると、現在画面に出ているものを印刷します。
最初のレコードと最後のレコードを選択すると、選択した範囲を印刷します。