【差し込み文書】フィールドコードの表示方法と差し込みフィールド用の中括弧の入力方法

今回はフィールドコードの表示方法とフィールド用の中括弧の入力の仕方について、例を使いながら見ていきたいと思います。

フィールドコードの表示方法

差し込み文書において、差し込みフィールドの挿入を行うと、

<<日付>>

のように、差し込みフィールドが挿入されます。

ここで、Alt + F9 を押します。
すると、

{ MERGEFIELD 日付}

のようにフィールドコードと呼ばれるコードが表示さます。ここで、日付の後に

\@ “ggge年M月d日”

を追加で入力してみます。(\@はスイッチと呼ばれるもので、日付に関する表示形式を設定できます。)

{ MERGEFIELD 日付 \@ “ggge年M月d日”}

このように設定すると、差し込みをした日付の表示形式が平成30年1月1日のように和暦で表示されます。

フィールドコードを直接編集することで、差し込みフィールドに対していろいろな設定ができるようになります。

差し込みフィールド用の中括弧の入力方法と使用例

差し込み文書におけるIF文を例にしてみます。

<<金額>>

という差し込みフィールドがあり、金額が0のときは、0を表示せず、0以外のときはその金額を表示したいときはどうすればいいのでしょうか。

ツールバー「ルール」から「If…Then…Else(If文)」を選択します。(図1、図2)

図1:ツールバー(差し込み文書)

図2:If…Then…Else(If文)

図3のような画面が出てきます。今回は金額というフィールドが0でないとき、金額を表示して、0のときは何も表示しないようにしたいので、フィールド名の部分には金額、比較の部分には等しくない、比較対象には0を入力します。

図3:フィールドの挿入(IF)

挿入する文字列のところに金額の数値が出るように{ MERGEFIELD 金額 }と入力したいところです。ここで注意したいのが、中括弧の入力方法です。通常の中括弧{}の入力ではフィールドコードとして認識されません。

では、どのようにフィールドコード用の中括弧を入力するかというとCtrl + F9 を押します。よく見るとフィールドコードの中括弧は太字になってます。(図4の赤枠)

図4:Ctrl + F9

Ctrl + F9で差し込みフィールド用の中括弧を入力したら、後はコードを入力します。

図5:コードの入力

これでOKを押せば、金額が0のときは、0を表示せず、0以外のときはその金額を表示するコードが挿入されるはずです。

おわりに

Alt + F9やCtrl + F9を使用して、フィールドコードを表示したり、差し込みフィールド用の中括弧の入力方法を知ることで差し込み文書においての活用の幅を広げることができます。例えば、IF文の中にIF文を使用するなど、通常の方法ではできないことができるようになるので、活用してみてください。

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