【Excel】可変のドロップダウンリストを作成する方法

こんにちは。お久しぶりです。管理人のTomです。更新をお休みしてすみません。相変わらず、マイペースで誤字、脱字の多い気まぐれBLOGですが、今後ともよろしくお願いします。こんなBLOGですが、見てくださってる方、ありがとうございます。これからも、少しずつですが更新していきますので、よろしくお願いします。

以前、Excelにおいて、ドロップダウンリストを作成する方法をご紹介しました。今回は、可変のドロップダウンリストを作成する方法をご紹介します。

可変のドロップダウンリストとは?

可変のドロップダウンリストと呼ばせてもらっているのは、次のようなものです。なお、ドロップダウンリストの作り方は、以前に記事を書いていますので、そちらをご覧ください。

今回はドロップダウンリストを作成してみましょう。 今回も覚えてしまえば、それほど難しくない内容なので、使ったことないよという方は是非使ってみてください。
図1:ドロップダウンリスト(例)

図1のように、ドロップダウンリストに「長野県」を追加したいとします。以前、お伝えした方法で追加する場合、①ドロップダウンリストのソースに「長野県」を追加(図1の場合、三重県の下D7セル)して、②データの入力規則からリストの元の値の部分を変更(図2の赤枠を=$D$3:$D$7に範囲)する必要があります。

図2:データの入力規則

ドロップダウンリストの内容が変わらなければいいですが、追加や削除がそれなりの頻度で行われる場合、上記の手続きは少し面倒です。ドロップダウンリストのソースにデータを追加・削除するだけで、自動的にドロップダウンリストの内容が更新されるようなドロップダウンリストを可変のドロップダウンリストとここでは呼ばせていただきます。 では、さっそく可変のドロップダウンリストを作成していきましょう。

準備

可変のドロップダウンリストを作成するためには、OFFSET関数とCOUNTA関数を使います。

OFFSET関数

OFFSET関数は基準セルから指定した行数、列数の分だけ移動した位置にあるセルの値を取り出す関数です。以前、OFFSET関数の記事を書いたので、詳細はそちらをご覧ください。

Excelの関数について第8回目です。 今回は、OFFSET関数というこれまた便利な関数についてです。OFFSET関数は他の関数と組み合わせることでとても強力...

OFFSET関数の書式

OFFSET(基準, 行数, 列数, [高さ], [幅])

COUNTA関数

COUNTA関数は空白以外のセルの個数を求める 関数です。COUNTA関数も以前に記事を書いたので詳細はそちらをご覧ください。

今回は、Excelシリーズの第2弾ということで、数を数える関数のCOUNT関数、COUNTA関数、COUNTIF関数をご紹介します。 何か似たような名前ば...

COUNTA関数の書式

=COUNTA(値1,値2,..)

可変のドロップダウンリストを作成する方法

可変のドロップダウンリストを作成するには、データの入力の元の値の部分に次のように入力します。

=OFFSET(D3,0,0,COUNTA(D:D),1)

図3の状態でOKを押すと、元の値の内容が少し変わるかもしれないですが、下記のように正しく入力されていれば大丈夫ですので、安心してください。

図3:データの入力規則(可変のドロップダウンリスト)

第1引数の基準には基準となるセルD3を入力します。第2引数の行数、第3引数の列数には0を入力します。今回は、基準セルからのシフトはしないため0に設定します。第4引数の高さには、COUNTA(D:D)を入力します。COUNTA(D:D)の(D:D)はD列を表します。図1のD列にはドロップダウンリストのソース、愛知県、岐阜県、静岡県、三重県の5つが入力されているので、図1の状況ではCOUNTA(D:D)は5ということになります。第5引数の幅はD列のみ、1にしたいため、1を入力します。

ポイントは第4引数高さのCOUNTA(D:D)です。この関数により、第1引数に入力したD3を基準として、COUNTA(D:D)の数、すなわち、D列の数(ここでは5)だけドロップダウンリストに表示するといった形になります。なお、図3のようにドロップダウンリストを作成すると、図1のB3セルのドロップダウンリストには、愛知県、岐阜県、静岡県、三重県、「空白」(計5個)と表示されますが、「空白」を表示したくない場合は、第4引数をCOUNTA(D:D)-1とすることで、空白セルを表示しないようにすることもできます。

補足(名前の定義)

以前、ドロップダウンリストを作成したら名前の定義をしておくと便利ですとお話ししました。名前の定義についても、下記で解説したことがありますので、ご覧ください。

今回はドロップダウンリストを作成してみましょう。 今回も覚えてしまえば、それほど難しくない内容なので、使ったことないよという方は是非使ってみてください。

図4のように名前の定義(ここでは、DL_県名)をして、図5のようにデータの入力規則の元の値に定義した名前を設定することもできます。

図4:名前の定義
図5:データの入力規則(定義した名前を使用)
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