【Excel】ドロップダウンリストの作成方法

今回はドロップダウンリストを作成してみましょう。

今回も覚えてしまえば、それほど難しくない内容なので、使ったことないよという方は是非使ってみてください。

ドロップダウンリストについて

ドロップダウンリストは、図1のように入力してほしい選択肢の一覧を表示するリストのことです。

図1:ドロップダウンリスト

Excelの作成者からすると入力してほしくないデータは制限することができますし、Excelの利用者からすると一覧が表示されるため何を入力したらいいのかがわかりやすいというメリットがあります。

ドロップダウンリストの作成方法

ドロップダウンリストに表示する内容を決める

はじめにドロップダウンリストに表示する内容をExcelのシート上に入力します。入力するセルはどこでもいいですが、メインで使う位置からずらして入力してください。(メインの文章の邪魔にならないような場所がいいと思います。もちろん、別のシートに入力しても大丈夫です。)

この例では、愛知県、岐阜県、静岡県、三重県のドロップダウンリストを作ることにします。ここでは、図2のようにD3~D6のセルに愛知県から三重県まで入力しました。

図2:ドロップダウンリストに表示する内容の入力

名前の定義を行う

ドロップダウンリストのソースとなるデータに名前を付けておきましょう。名前の定義は行わなくても大丈夫ですが、利便性向上のために設定しておきましょう。

ツールバー「数式」→「名前の定義」をクリックしましょう。

すると、図3のような画面が出てくると思います。名前にはドロップダウンリストのソースとなるデータということがわかる名前にするといいと思います。ここでは、「DL_県名」と付けました。(ちなみにここで設定した「DL_県名」のDLというのはドロップダウンリストの頭文字でドロップダウンリストの内容とわかるような名前の付け方にしました。)

図3:名前の定義

範囲には、今回付けた名前が使える範囲を選択します。「ブック」または「シート」が選べます。

コメントは、何かコメントしたいことがあれば入力してください。今回は特に何もないので空欄にしました。

参照範囲はドロップダウンリストのソースとなる、愛知県、岐阜県、静岡県、三重県が入力されているD3からD6を選択します。

図3のように入力が完了したらOKを押します。これで、D3からD6の範囲に、「DL_県名」という名前が付きました。

ドロップダウンリストを配置する

さて、準備はできました。ドロップダウンリストを配置したいセルを選択した状態で、ツールバーから「データ」→「データの入力規則」をクリックしてください。

設定タブ

入力値の種類の部分は「リスト」を選択します。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます。

元の値の部分は、ドロップダウンリストのソースとなる式を入力します。先ほど、名前の定義で「DL_県名」と設定したので、「=DL_県名」と入力すれば大丈夫です。

図4:データの入力規則(設定)

入力時メッセージタブ

このタブでは、ドロップダウンリストを配置したセルを選択したときに表示するメッセージを設定できます。ここでは図5のように設定したため、図2のような表示(薄い黄色の部分)が出ています。

図5:データの入力規則(入力時メッセージ)

エラーメッセージタブ

無効なデータが入力された場合に、エラーメッセージを表示するかを設定できます。スタイルという部分で、警告、注意、情報と3種類のエラーメッセージを出力することができます。

エラーメッセージの警告、注意、情報の違いは無効なデータ(この例の場合、愛知県、岐阜県、静岡県、三重県以外の内容)が入力がされたときに入力されたデータを受け入れるか受け入れないかです。

警告を設定した場合、無効なデータは入力できなくなります。注意を選択した場合、無効なデータであるという注意喚起が行われます。ただし、警告と違い無効なデータを入力することができます。情報は注意を選択した場合と同じですが、警告レベルの位置付けが注意よりも弱いです。

図6:データの入力規則(エラーメッセージ)

日本語入力タブ

このタブでは、初期の入力方法(ひらがな、半角フリガナなど)を設定することができます。

上記の設定が完了したら、OKボタンを押してください。図1のようなドロップダウンリストが配置されたはずです。

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