【Access】テーブルの作り方(初心者向け)

Accessをはじめるにあたって、まずテーブルを作成する必要があります。

今回は、ちょっとAccessを使ってみたいという方に向けて、テーブルの作り方を書いてみようと思います。

テーブルの作成

Accessのテーブルは、最初のうちはExcelのシートをイメージしてもらえばいいと思います。

Excelのシートと同じように、Accessのテーブルも複数作成することができます。

あとはExcelと同じようにデータを打ち込むだけです。

言葉で説明してもイメージがわかないと思いますので、実際にテーブルを作成していきましょう。

図1

テーブルを作成するには、「作成」タブを選択して、「テーブルデザイン」をクリックしてください。(図1)

クリックをすると、図2のような画面が出てくると思います。この画面で、Excelでいう列の名前やデータ型を設定します。

図2:テーブルデザイン

図2には、フィールド名、データ型、説明(オプション)という列があります。それぞれ何を入力する欄なのかは次の通りです。

フィールド名

フィールド名には、Excelでいうところの列の名前を設定します。

例えば、社員表を作りたいときは、フィールド名には、社員コード、社員名、性別、生年月日などを設定します。

データ型

データ型はデータの型を設定します。

例えば、生年月日というフィールドには、日付型を設定します。社員名というフィールドは、テキスト型を設定します。

説明(オプション)

フィールドがどういうフィールドなのかを説明するための欄です。この説明(オプション)欄は、メモ書き用の欄だと思ってください。もちろん、なにも入力しなくても問題ありません。

それでは、例として、社員表を作成してみましょう。今回は簡単になるように、図3のようなテーブルを作成しました。

図3:社員テーブルの作成

社員コードは、abc001のようなコードを使うということを想定して、「短いテキスト」というデータ型を選択しました。

社員名、性別も同様に文字列を扱うので「短いテキスト」というデータ型を選択しました。

生年月日は、平成10年10月10日のように、日付を扱うので、「日付/時刻型」を選択しました。

これで、保存を押せば完成!といいたいところですが、テーブルを作成するにあたってExcelではなかった主キーとなるフィールドを1つ必ず設定する必要があります。

主キー

主キーとは、テーブルのレコード(行)を一意に識別することのできるキーのことです。今回の例の場合、社員コードが主キーとなります。

社員コードは、社員一人ひとりに必ず他人とは違う番号が割り当てられているはずです。

この社員コードがわかれば、社員名や性別などがわかる(レコードを一意に識別することができる)ため、このようなフィールドそのテーブルの主キーとして設定します。

それでは、主キーを設定してみましょう。

今回は、社員コードに設定するので、社員コードの行を選択して、「デザイン」タブの主キーという鍵マークをクリックしましょう。

図4:主キー

すると、図5のように、社員コードの行に鍵マークが付くはずです。

図5:主キーのアイコン

これで保存を押して、テーブルの名前を入力すれば、テーブルの完成です。

あとは、データを入力していきます。データの入力は次のように行います。

図6:データシートビュー

「デザイン」タブから「表示」→「データシートビュー」をクリックします。(図6)

クリックをすると、図7のような画面が出てきます。

図7:データシートビュー

あとはExcelと同じようにデータを入力していきます。

これでテーブルの完成です。

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