Accessって何?何ができるの?(はじめての方向け)

Microsoft OfiiceのひとつにAccessというものがあります。

WordやExcelは使ったことがあるけど、Accessは使ったことがないという方は多いのではないかと思います。

今回はAccessはどのようなソフトウェアなのかについて、Accessがはじめての方向けに説明したいと思います。

Microsoft Office Access

Accessはデータベースを管理・運用するソフトウェアです。

Accessを使うことで、データベースを活用して、データを効率的に管理・運用することができます。

AccessとExcelの違い

AccessでもExcelでもデータを入力できるという意味では同じです。では、AccessとExcelの違いはどこにあるのでしょうか。

Accessはデータベースを管理・運用するためのソフトウェア、Excelは表計算のためのソフトウェアです。ですので、状況にもよりますが、Accessはデータ重視、Excelは計算重視で使用したいときに使うといいと思います。

例えば、社員の名前や住所等のデータを管理したい場合は、ExcelよりAccessを使用した方が、一方で、少し複雑な計算が絡んでくるような表を作りたいときはAccessよりExcelで作成した方がいいと思います。

んむ?なんとなくわかったけど、「Excelでよくない?」と思われる方もいるかもしれません。確かにExcelでもデータの管理は行えます。しかし、データの量が増えていくにつれて、ExcelよりもAccessを使った方が作業効率が上がります。

Accessには、たくさん機能があり、たくさんのメリットがありますが、その中でもExcelにはないクエリという機能が非常に便利です。表の特定の行や列を抽出したり、表同士の結合を行って新たな表を作成できたりします。Excelでは2つの表を結合して、新たな表を作るとなると少し面倒ですよね。

Accessにおけるテーブル、クエリ、フォーム、レポートについて

Accessではテーブル、クエリ、フォーム、レポートというものをよく使うことになると思います。以下では、それぞれについて簡単に説明させていただきます。

テーブル

テーブルはExcelでいう表になります。図1をご覧ください。Excelと少し似ていますね。Accessを使うには、まずこのテーブルを作成していきます。これがないとはじまりません。

図1:テーブル

クエリ

クエリは作成したテーブルから指定した条件の部分を抽出したり、複数の表を結合したり、データの更新や削除など、テーブルに対してあらゆる操作ができます。

フォーム

フォームはテーブルにデータを直接入力するのではなく、フォームという入力画面(図2)のようなものを作成して、そこにデータを入力することで、テーブルに間接的にデータを入力するためのものです。

フォームのデザインは好みに設定することができます。

図2:フォーム

レポート

レポートはテーブルやクエリで作成したデータを印刷するため機能です。デザイン設定や印刷したいデータを選択して印刷ができます。イメージは図3になります。

図3:レポート

さいごに

Accessはデータベースを管理・運用するためのソフトウェアです。なんとなく、Accessがどんなソフトウェアなのか知っていただければ幸いです。

スポンサーリンク

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

コメント

  1. 25 より:

    初めまして!
    アクセスは分からないところだらけで壊れてしまうとどうしていいかわからなくてオロオロしていますが、一番好きです。エクセルはあまり好きではありません。パソコンは自己流で覚えましたがなんとなく好きでやっています。特にアクセス。もっとわかりたいが本音です。
    寄せて頂けて良かったです。ありがとうございました。